索 引 号 LY00115-0200-2021-00010 主题分类 行政法规、规章和规范性文件
发布机构 龙岩市自然资源局 文 号 龙自然资〔2021〕8号
公文生成日期: 2021-07-13
标 题: 龙岩市自然资源局关于印发《龙岩市自然资源局档案管理规定》的通知
龙岩市自然资源局关于印发《龙岩市自然资源局档案管理规定》的通知
发布时间:2021-07-13 10:30来源:龙岩市自然资源局
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 局机关各科、局属单位:

现将《龙岩市自然资源局档案管理规定》印发给你们,请结合本部门、本单位的实际,认真贯彻执行。

 

龙岩市自然资源局档案管理规定

 

 

龙岩市自然资源局

2021年7月13日

 

 

附件:

 

龙岩市自然资源局档案管理规定

 

第一章  总则

第一条  为加强本局档案管理,规范档案收集整理工作,确保自然资源档案完整、准确、系统、安全、有效保护和利用,根据《中华人民共和国档案法》和自然资源管理相关法律法规,结合本局工作实际,制定本规定。

第二条  本规定所称自然资源档案,是指本局各科室(单位)在自然资源工作中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录。自然资源档案主要分为文书档案、专业档案、科技档案、声像档案、实物档案等。

 

第二章  管理职责

第三条  本局档案管理机构负责统一收集、整理、保管档案,并提供查询服务。

第四条  各科室(单位)应确定一名工作人员具体负责本科室(单位)档案的收集、整理、归档等工作,并保持人员的相对固定。

第五条  档案管理工作人员应忠于职守,遵纪守法,具备相应的专业知识和技能,保守档案机密,努力把档案工作做好。

第六条  档案工作实行“谁立卷,谁负责”的部门责任制度。各科室(单位)应将档案工作纳入年度工作计划建立岗位责任制,与业务工作同部署、同实施、同发展,防止出现应归档文件材料未归档或未及时归档、整理不规范等情况。

第七条  档案馆对局属各科室(单位)档案收集、归档工作情况进行定期检查,各科室(单位)档案收集、归档工作情况列入二级绩效考核。

第八条 档案馆工作职责

(一)建立健全档案工作的各项规章制度,并负责制度的贯彻执行。

(二)负责局属各科室(单位)各种门类和载体档案收集、整理、保管利用及档案信息化工作。

(三)负责局属各科室(单位)档案工作的业务指导和监督工作,推进档案工作规范化管理。

(四)完成本级自然资源行政主管部门领导交办的其它工作。

 

第三章  档案收集

第九条  各科室(单位)负责本部门业务活动中形成的具有保存价值的各种载体文件材料的收集整理,实行集中统一管理,任何单位和个人不得自行保存或据为己有。工作人员调动、离退休时,应将所属归档范围的文件材料全部移交接替人员归档,并办理交接手续。

第十条  收集范围

(一)反映本局主要职能活动和基本历史面貌的,对工作、建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

(二)各科室(单位)工作活动中形成的在维护国家、集体和干部职工权益等方面具有凭证价值的文件材料。

(三)市局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料,下级机关报送的重要文件材料。

(四)其他对本局工作具有查考价值的文件材料。

 

第四章  档案整理

第十一条  为统一规范整理,保证案卷质量,整理(立卷)工作由相关科室(单位)档案管理员按档案整理要求完成。

第十二条  收集分类。各类文件材料原件归档,一式一份。归档文件材料应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,鉴别归档与不归档文件,归入不同的机构类或问题类,划分文件的保管期限,便于保管利用。

第十三条  文件修整。有破损的文件应予修整,复写、铅笔、圆珠笔书写、热敏纸打印等可能造成字迹模糊或褪变的应予复制,并附在原件之后,归档文件应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。用于修整的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

第十四条  图纸折叠。不同幅面的工程图纸、地形图在装订前应统一折叠成A4幅面(297mm×210mm)。应图面朝内,首先沿标题栏的短边方向以W形折叠,然后再沿标题栏的长边方向以W形折叠,并使标题栏露在外面。

第十五条  编写页码。用铅笔在有图文页面正页面的右上角、背页面的左上角,从“1”开始顺序标注,空白页不编页号,不得缺号、重号。大张的文件或图表折叠后,仍按折叠前有字迹的页面数计算页数。

第十六条  目录著录。目录项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注,目录格式由档案馆统一提供。卷内目录排列在文件之前。

第十七条  备考表。备考表中的“本卷情况说明”填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。“立卷人”由责任立卷者签名,“检查人”由案卷质量审核者签名,“立卷时间”由立卷者填写完成。备考表应置卷尾。

 

第五章  档案移交

第十八条  为实行档案统一管理,各科室(单位)按档案管理规定将归档文件收集整理后向档案馆移交。

第十九条  档案馆指导各科室(单位)档案管理员做好移交工作,由移交科室(单位)制作移交目录清单,一式两份,各科室(单位)和档案馆各保存一份,移交目录清单电子版拷贝移交档案馆。

第二十条  档案移交时档案馆接收人员按移交清单当面逐一清点,核对无误后由移交经办人、科室负责人及档案馆经办人在移交清单签字,清单双方各留一份,以备查考。

第二十一条  移交时间

(一)各科室(单位)工程项目文件材料一般在项目竣工后三个月内向档案馆移交,对于专业性文件、特殊载体的文件,为了便于实际工作的查考利用,也可以适当延长归档时间。

(二)文书档案于下一年度的第一季度归档。

(三)会计档案在会计核算年度终了后由会计部门整理造册保管一年后向档案馆移交。

(四)其它档案于次年六月底前向档案馆移交。

 

第六章  档案保管

第二十二条  档案管理工作人员应严守党和国家秘密,不得泄露档案中的秘密和所管档案的具体情况,无关人员不准进入档案库房、计算机房、文印室等工作场所。

第二十三条  档案资料进出库房须认真核对严格履行登记、审批手续。档案资料未经批准不得外借,不准随意抄写、复印、拍照;不得将档案、资料带出库房以外的任何场所。

第二十四条  库房须配备防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物、防高温、防污染等设施,工作人员对库房设施和档案保管情况进行定期和不定期的检查,发现问题及时解决。

第二十五条  库房内要设置温湿度表,温度应控制在14-24℃(±2℃),相对湿度应控制在45-60%(±5%),保管声像档案的最佳环境温度为18℃、相对湿度为40%。

第二十六条  库房密集架和档案柜应整齐有序排列,档案资料按类别集中排列,排列顺序由上至下、由左至右,并在档案装具明显位置标明档案种类及起止卷(件)号。

第二十七条  档案馆应建立档案信息管理系统,健全档案检索工作,建立档案管理台账。

 

第七章  档案利用

第二十八条  档案利用者必须爱护档案,不得遗失、涂改、剪裁、勾画、批注和转借,利用完毕及时归还。各类档案原则上不外借。

第二十九条  档案管理人员必须热情服务,对归还的档案要认真清点,如有损坏、涂改、丢失、替换等应及时报告。

第三十条  本局工作人员查档

(一)本局内部工作人员仅可以查阅与本科室(单位)业务工作相关的档案资料。

(二)因工作需要复印档案资料的,经办人应填写档案借阅审批单后经科室(单位)负责人签字、档案馆负责人审批后办理。

(三)因特殊情况需要外借原始档案资料的,经办人应填写档案外借审批单,经科室(单位)负责人签字,档案馆负责人审核,档案馆分管领导审批后办理。经办人应在外借时限内归还档案,归还档案经档案馆工作人员核对无误后入库。

第三十一条  一般权利人(个人)查档

(一)权利人查询应提交身份证、权利凭证,填写查询利用申请表。

(二)取得权利人同意的单位或个人查询应提交公证委托书或授权委托书(境外委托人的授权委托书应当按照有关规定经过公证或者认证)、委托人身份证、受托人身份证或单位介绍信,填写查询利用申请表。

(三)继承人、受赠人查询应提交身份证、继承或者受赠事实的证明材料,填写查询利用申请表。

(四)利害关系人仅可以查询土地登记结果。

第三十二条  单位权利人查档

(一)单位权利人查询应提交权利凭证或单位介绍信、有效身份证件,填写查询利用申请表。

(二)取得单位权利人同意的个人查询应提交授权委托书、受托人身份证,填写查询利用申请表。

(三)利害关系人仅可以查询土地登记结果。

第三十三条  国家安全机关、公安机关、检察机关、人民法院和纪检监察等部门查询与办理案件有关档案应提交单位介绍信、工作证,填写档案借阅审批单。

第三十四条  律师申请查询档案应提交人民法院的调查令及律师事务所出具的证明材料、律师证,填写档案借阅审批单。

 

第八章  档案信息化建设

第三十五条  本局将档案信息化纳入本单位信息化总体规划,统一部署、同步实施,通过加快推进档案信息化建设,建立覆盖全业务的自然资源档案大数据资源体系。

第三十六条  档案信息化建设遵循规范性、安全性、效益性原则,按照档案“存量数字化、增量电子化”的要求,基本实现档案目录电子化、档案全文数字化。

第三十七条   应定期对自然资源档案目录、原文数据以及其他重要文件资料进行增量或全量备份,备份文件实行专人保管。

 

第九章  附则

第三十八条  本规定与法律法规和上级文件不相符的,以法律法规和上级文件为准。

第三十九条  本规定自印发之日起施行,由龙岩市自然资源局办公室负责解释。

 

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